Family gathering kantor merupakan serangkaian aktivitas yang diselenggarakan oleh kantor atau perusahaan.
Tujuan dari diadakannya gathering kantor bersama keluarga tersebut untuk mempererat hubungan antara karyawan dan keluarga, mengurangi tingkat stres karyawan, hingga meningkatkan komunikasi antar divisi.
Dengan mengadakan family gathering kantor artinya perusahaan sedang menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif dan harmonis.
Umumnya aktivitas gathering kantor ini di-handle oleh divisi HRD, General Affairs, atau gabungan antar-departemen.
Saat akan mengadakan family gathering kantor tentunya dibutuhkan persiapan yang matang mengingat Anda tidak hanya mengajak karyawan, tetapi sekaligus keluarganya. Apa saja yang perlu disiapkan?
Mempersiapkan Family Gathering Kantor
Persiapan gathering kantor membutuhkan perencanaan yang matang. Mulai dari penentuan tujuan, anggaran, konsep, pemilihan lokasi, rundown, hingga pemilihan transportasi yang tepat. Berikut penjelasan lebih lengkap mengenai tips mempersiapkan acara gathering kantor.
1. Menentukan Tujuan Family Gathering Kantor
Hal pertama yang harus Anda lakukan untuk mempersiapkan gathering adalah dengan menentukan tujuan utama.
Beberapa tujuan yang dimaksud antara lain apresiasi, team building, mempererat hubungan, menyegarkan pikiran, atau meningkatkan kekeluargaan.
Perbedaan tujuan akan menentukan aktivitas selama gathering. Seperti permainan kelompok yang mendorong komunikasi untuk tujuan team building.
Kemudian ada aktivitas makan bersama, rekreasi, atau pemberian penghargaan untuk tujuan apresiasi. Selain tujuan perusahaan, pertimbangkan juga kebutuhan para peserta. Terutama jika diikuti oleh pasangan dan anak-anak.
2. Menentukan Konsep Acara Gathering Kantor
Setelah menetapkan tujuan, Anda bisa beralih dengan menentukan konsep acara gathering kantor. Penentuan konsep ini akan membantu Anda menjalankan acara lebih menyenangkan dan terarah.
Beberapa contoh tema gathering seperti nostalgia ke masa kecil, piknik keluarga, adventure, camping, atau wisata edukasi.
Pilih konsep acara gathering kantor yang sesuai dengan karakter peserta. Untuk family gathering dengan anak-anak dan pasangan, bisa memilih konsep santai dan ramah keluarga.
Misalnya permainan tradisional, outbound ringan, atau aktivitas kreatif.
3. Pilih Destinasi yang Sesuai
Destinasi gathering mempunyai peran penting dalam keberhasilan family gathering. Lokasi yang tepat akan memberikan pengalaman menyenangkan.
Untuk pemilihannya, pertimbangkan lokasi yang mudah diakses, fasilitasnya memadai, dan bisa menampung semua peserta.
Contoh lokasi yang bisa Anda gunakan untuk gathering antara lain pantai, taman, villa, atau tempat wisata dengan fasilitas outbound.
Selain fasilitas utama, perhatikan juga fasilitas lain seperti kemudahan akses toilet, area aman anak, hingga tersedianya tempat beristirahat.
Hal ini penting agar seluruh anggota keluarga bisa mengikuti kegiatan tanpa merasa terlalu lelah.
Pertimbangkan juga jarak tempuh dan kondisi perjalanan dari kantor menuju destinasi. Lokasi yang terlalu jauh bisa membuat peserta kelelahan sebelum acara dimulai.
4. Susun Aktivitas yang Bisa Diikuti Semua Peserta
Dalam penyusunan aktivitas gathering, pastikan Anda melibatkan seluruh peserta. Baik itu orang tua maupun anak-anak. Dengan demikian aktivitas bisa dinikmati oleh keseluruhan peserta.
Contoh aktivitas seperti lomba tim keluarga, permainan tradisional, karaoke, dan lain sebagainya. Anda juga bisa membuat aktivitas khusus untuk interaksi anak dan orang tua. Misalnya dengan menggambar atau membuat kerajinan tangan.
Aktivitas seperti ini dapat menjadi kesempatan bagi anggota keluarga untuk menghabiskan waktu bersama sekaligus menciptakan kenangan selama gathering.
Selain itu, sesuaikan tingkat kesulitan aktivitas dengan kondisi peserta. Hindari permainan yang terlalu berat jika gathering diikuti anak kecil, lansia, atau peserta dengan keterbatasan tertentu.
5. Buat Rundown Gathering Kantor
Agar seluruh rangkaian acara berjalan lebih teratur, buat rundown gathering kantor sejak jauh-jauh hari.
Rundown akan membantu panitia mengetahui urutan kegiatan, durasi setiap aktivitas, serta siapa saja yang bertanggung jawab pada setiap sesi. Dengan demikian, risiko acara terlambat atau ada kegiatan yang terlewat dapat diminimalkan.
Susun rundown mulai dari waktu keberangkatan, kedatangan di lokasi, pembukaan, ice breaking, permainan, makan bersama, hingga acara penutup.
Pastikan memberikan jeda yang cukup di antara aktivitas, terutama jika gathering diikuti anak-anak dan lansia agar peserta memiliki waktu untuk beristirahat. Berikut contoh rundown yang bisa Anda buat:
|
Waktu |
Kegiatan |
PIC atau Penanggung Jawab |
|
06.00-07.00 |
Peserta berkumpul di titik jemput transportasi | Panitia keberangkatan |
|
07.00-08.30 |
Perjalanan ke lokasi |
Panitia keberangkatan |
|
08.30-09.00 |
Sampai di lokasi dan pembukaan |
Panitia acara bersama MC |
|
09.00-11.00 |
Outbound atau team building atau aktivitas bersama keluarga lainnya |
Tim games atau EO |
| 11.00-13.00 |
Istirahat dan makan siang |
Panitia konsumsi |
| 13.00-14.00 | Permainan keluarga dan aktivitas anak dengan orang tua |
Tim games atau EO |
|
14.00-14.30 |
Istirahat dan persiapan acara selanjutnya |
Panitia acara |
|
14.30-15.30 |
Hiburan, karaoke, atau pertunjukan keluarga |
MC dan panitia hiburan |
|
15.30-16.00 |
Pembagian hadiah dan doorprize |
Panitia acara |
|
16.00-16.30 |
Foto bersama dan acara penutup |
Panitia acara bersama MC |
|
16.30-18.00 |
Persiapan pulang dan perjalanan kembali |
Panitia keberangkatan |
Catatan: Waktu dalam rundown bisa Anda sesuaikan dengan lokasi, durasi perjalanan, kondisi peserta, dan konsep family gathering yang telah ditentukan.
6. Pastikan Cocok dengan Anggaran yang Disediakan
Anggaran menjadi salah satu hal penting ketika mempersiapkan family gathering kantor. Pastikan Anda membuat anggaran yang rinci dan jelas untuk kebutuhan acara.
Mulai dari penyewaan tempat, dekorasi, konsumsi, dan detail-detail kecil lainnya. Dengan pengelolaan anggaran yang baik maka akan mencegah terjadinya kekurangan dana.
Saat menyusun anggaran, sertakan anggaran dana tak terduga untuk mengantisipasi situasi darurat. Kemudian prioritaskan kebutuhan yang paling penting.
Perencanaan anggaran yang matang akan mendukung family gathering tetap berjalan menyenangkan sekaligus sesuai dengan kemampuan anggaran perusahaan.
7. Pilih Transportasi yang Sesuai dengan Jumlah Peserta
Kebutuhan lain yang tidak kalah penting adalah transportasi. Pilih kendaraan berdasarkan jumlah peserta agar seluruh rombongan dapat bepergian bersama dengan nyaman dan tidak perlu menggunakan terlalu banyak kendaraan. Sehingga kehangatan tetap terjaga sejak keberangkatan perjalanan hingga selesai acara.
Selain kapasitas penumpang, pertimbangkan juga jarak perjalanan, durasi perjalanan, jumlah barang bawaan, usia peserta, hingga fasilitas kenyamanan kendaraan.
Jika diikuti oleh anak-anak, kendaraan dengan kabin yang nyaman dan ruang cukup bisa membantu membuat perjalanan lebih menyenangkan.
Mempersiapkan Family Gathering Kantor dengan Skycity Trans
Anda sedang mempersiapkan gathering kantor bersama keluarga? Skycity Trans siap menjadi partner Anda. Bersama Skycity Trans perjalanan Anda menuju lokasi hingga kembali ke rumah terjamin aman dan nyaman dengan berbagai pilihan armada Toyota Hiace.
Untuk perjalanan bersama keluarga dengan anak-anak kecil dan lansia, kami sarankan memilih Hiace Premio atau Hiace Premio Luxury. Keduanya memiliki seat yang empuk dan ergonomis serta kabin yang lebih luas.
Selain itu fitur infotainment yang lebih lengkap akan mencegah kebosanan Anda dan keluarga selama perjalanan. Terutama ketika harus menempuh perjalanan dalam waktu yang cukup lama.
Untuk mengetahui pilihan armada dan layanan yang tersedia kunjungi halaman Layanan. Anda juga dapat Hubungi Kami untuk berkonsultasi mengenai kebutuhan transportasi family gathering kantor Anda.
